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Por que a folha de pagamento é um ponto crítico para farmácias
Em muitas farmácias, a folha de pagamento é vista apenas como “o valor que precisa ser pago ao final do mês”. Mas, na prática, ela tem um impacto direto nas finanças, na carga tributária e na saúde fiscal do negócio.
Erros nesse processo geram autuações, multas, encargos indevidos e passivos trabalhistas, que podem comprometer seriamente o caixa — especialmente em farmácias com equipe grande ou mais de uma unidade.
Por isso, a folha não deve ser tratada como uma obrigação operacional, mas como parte essencial da estratégia contábil e fiscal da empresa.
Erro 1: não separar pró-labore e retirada de lucro
Um dos erros mais comuns entre sócios de farmácia é misturar o pró-labore com a distribuição de lucros.
O pró-labore (remuneração mensal pelo trabalho) tem incidência de INSS e deve ser declarado corretamente. Já a retirada de lucros, quando feita conforme a legislação, pode ser isenta de tributação.
Ao não fazer essa separação, o sócio corre o risco de cair na malha fina, pagar impostos desnecessários ou até gerar questionamentos do Fisco sobre a legalidade das movimentações.
Erro 2: encargos trabalhistas mal calculados
Outro erro frequente é a apuração incorreta de encargos como INSS, FGTS e IRRF. Isso pode acontecer por falhas no sistema, má classificação de funções ou simples desatualização da tabela de tributos.
Esse tipo de erro gera autuações e multas — algumas retroativas. Em fiscalizações trabalhistas ou ações judiciais, esses valores podem virar dívidas inesperadas e de alto impacto.
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Erro 3: falta de integração entre contabilidade e RH
RH e contabilidade precisam trabalhar juntos. Quando os dois setores não se comunicam, surgem problemas como:
- Lançamentos errados de admissões/demissões
- Falta de controle sobre férias e adicionais legais
- Divergência entre dados de folha e dados fiscais
Essa falta de alinhamento causa inconsistência nas obrigações fiscais, afetando inclusive relatórios financeiros e a própria contabilidade da farmácia.
Erro 4: falhas no eSocial e nas obrigações acessórias
O eSocial exige o envio de dados trabalhistas com precisão e dentro do prazo. Erros nesse processo podem gerar multas automáticas — mesmo que o pagamento do colaborador esteja em dia.
Além disso, obrigações acessórias como GFIP, DCTFWeb e DIRF também precisam ser geradas corretamente. Não é raro encontrar farmácias pagando em dia, mas acumulando pendências por falha no envio das declarações.
Como organizar a folha com foco em segurança fiscal
O primeiro passo é estruturar a folha com processos claros, alinhados com a contabilidade e revisados por especialistas no setor farmacêutico. Algumas boas práticas incluem:
- Definir corretamente pró-labore e lucros
- Automatizar a geração de encargos com sistema confiável
- Controlar os eventos do eSocial com suporte técnico
- Manter a comunicação contínua entre RH e contabilidade
- Avaliar mensalmente os custos com pessoal e seus impactos no caixa
A Farmacon recomenda que a gestão de folha seja vista como parte da estratégia de redução de riscos e proteção de margem — e não apenas uma tarefa administrativa.
Conclusão: o que parece pequeno, pode sair caro
Folha de pagamento mal gerida não afeta só o financeiro — ela afeta o fiscal, o contábil e o crescimento da farmácia.
Evitar erros trabalhistas é mais barato do que corrigi-los. E manter uma folha organizada é mais eficiente do que apagar incêndios com a Receita Federal ou com a Justiça do Trabalho.
Se a sua farmácia está crescendo, contratando mais ou abrindo novas unidades, este é o momento certo de estruturar sua folha com segurança.
